Planung und Analyse von Transportprozessen

Externe Transportprozesse im FM betreffen den Güterverkehr zwischen dem Standort und der Außenwelt. Dazu gehören in erster Linie der Wareneingang von Zulieferteilen und Verbrauchsgütern sowie die Entsorgungslogistik (Sammlung, Transport und Entsorgung von Abfällen). Im Wareneingang sind präzise Prüfungen (z. B. Mengenkontrolle, Identifikation) und Dokumentationen erforderlich, um Materialströme und Bestände aktuell zu halten. Die Entsorgungslogistik steuert die Sammlung und Rückführung gebrauchter Materialien an spezialisierte Recyclingunternehmen. Durch eine enge Verzahnung mit Lieferanten – zum Beispiel via elektronischer Schnittstellen oder Just-in-Time-Vereinbarungen – wird sichergestellt, dass eingehende Waren bedarfsgerecht und termingerecht erfolgen.

• Prozessaufnahme und -modellierung: Zunächst werden alle relevanten Transportabläufe im Unternehmen systematisch erfasst und grafisch abgebildet (etwa mit BPMN oder Wertstromdiagrammen). Dabei werden Materialflüsse, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten dokumentiert. Eine präzise Modellierung schafft Transparenz über Durchlaufzeiten und Engpässe und bildet die Grundlage für Optimierungen und die Definition von Kennzahlen.

• Simulation und digitale Zwillinge: Mit Simulationswerkzeugen (z. B. diskrete Ereignissimulation oder 3D-Simulationen) lassen sich Transportprozesse virtuell nachbilden und alternative Szenarien testen, ohne den Echtbetrieb zu stören. Digitale Zwillinge gehen noch einen Schritt weiter: Sie sind virtuelle Abbildungen physischer Systeme, die Echtzeitdaten integrieren und permanente Analysen ermöglichen. So können Materialflüsse realitätsnah simuliert und beispielsweise alternative Lagerlayouts, Förderwege oder Ladezyklen erprobt werden, bevor Änderungen in der realen Anlage umgesetzt werden.

• Lean Logistics und Prozessoptimierung: Lean-Prinzipien zielen darauf ab, Verschwendungen (Muda) in logistischen Abläufen zu eliminieren. Typische Verschwendungsarten sind Überproduktion, unnötig hohe Bestände, überflüssige Transporte, Wartezeiten und unnötige Bewegungen. Maßnahmen wie 5S, Kanban und Just-in-Time werden eingesetzt, um diese Muda zu verringern. Beispielsweise ermöglichen Pull-Systeme und Kanban-gesteuerte Nachschübe, dass Material genau bedarfsgerecht nachgeliefert wird und Bestände minimiert werden. Dadurch können Durchlaufzeiten verkürzt und Lagerkosten gesenkt werden.

• Einsatz von KI und datengetriebenen Tools: Moderne FM-Logistik nutzt zunehmend KI-basierte Systeme und Datenanalytik. KI kann aus umfangreichen Logistikdaten prädiktive Aussagen treffen – etwa zur bedarfsgerechten Disposition, Anomalieerkennung oder Routenoptimierung. In einem Anwendungsbeispiel sank die Fehlerrate bei Lagerprozessen durch ein KI-gestütztes Dispositionssystem von ursprünglich 7,5 % auf 5 % – bei vollständiger Automatisierung sogar auf nur 0,5 %. Mit fortschreitender KI-Integration könnten solche Systeme künftig autonom Entscheidungen treffen und die Fehlerquote weiter senken.

• Wirtschaftlichkeitsanalysen (TCO, ROI): Logistik- und Transportprozesse werden im FM anhand betriebswirtschaftlicher Kennzahlen bewertet. Neben TCO (Total Cost of Ownership) und ROI stehen Kennzahlen wie Durchlaufzeit, Bestandskosten und OEE (Overall Equipment Effectiveness) im Fokus. Logistikkosten haben dabei einen erheblichen Einfluss: In Industrieunternehmen betragen sie typischerweise etwa 5–15 % des Umsatzes. Ein zentrales Ziel ist es, durch optimierte Abläufe Leerfahrten zu vermeiden und Transportmittel effizient auszulasten, um diese Kosten zu senken. So lassen sich beispielsweise Mengenschwankungen mit Just-in-Time-Strategien abfedern und Behälterauslastungen durch Kanban optimieren.

• Nachhaltigkeitsaspekte: Nachhaltige Logistik im FM strebt an, Ressourcen- und Energieeinsatz zu minimieren. Digitale Zwillinge und KI unterstützen hierbei, Prozesse „grüner“ zu gestalten. Beispielsweise lernt eine KI-gestützte Tourenplanung aus historischen Daten, Leerfahrten zu vermeiden und energieeffiziente Routen zu wählen, wodurch der CO₂-Ausstoß reduziert wird. Ergänzend trägt die Kreislaufwirtschaft dazu bei, Materialien so lange wie möglich im Wirtschaftskreislauf zu halten und Abfall zu minimieren. Dies führt zu Einsparungen von Ressourcen, Rohstoffen und Emissionen über den gesamten Lebenszyklus.

• Auswirkungen auf das Lebenszyklusmanagement: Effiziente Transportprozesse wirken sich positiv auf den gesamten Lebenszyklus von Gebäuden und Anlagen aus. Eine optimierte Ersatzteil- und Materialversorgung verkürzt Reparaturzeiten und senkt Ausfallkosten. Predictive-Maintenance-Konzepte, die Transport- und Sensordaten kombinieren, können Wartungsintervalle verlängern und die Anlagenverfügbarkeit erhöhen. Insgesamt reduzieren reibungslose Logistikabläufe die Life-Cycle-Kosten von Gebäuden und technischen Systemen und verbessern die Nachhaltigkeit der FM-Investitionen.

• Schnittstellen zu CAFM-Systemen, Bau- und Betriebsplanung: Transportprozesse müssen nahtlos in die digitalen FM- und Planungswerkzeuge eingebunden werden. Moderne CAFM- und ERP-Systeme erlauben den Datenaustausch von Lagerbeständen, CAD-Plänen und Bestellanforderungen, sodass Logistikdaten Teil der Gesamtplanung sind. Beispielsweise können CAD-Modelle aus der Entwurfsphase direkt in CAFM-Systeme übernommen werden, um Ladezonen, Verkehrswege und Materialflüsse virtuell zu überprüfen. Durch die Kombination von CAFM- und Lagerverwaltungssystemen können Transporte und Bestände ganzheitlich abgebildet werden.

• Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Die Planung und Optimierung von Transportprozessen erfordert die enge Kooperation aller beteiligten Fachbereiche. Facility Manager binden Logistikfachleute, IT-Spezialisten, Architekten und Techniker ein, um integrierte Konzepte zu entwickeln. Dies beginnt bereits in der Bau- und Umplanungsphase (z. B. Berücksichtigung von Laderampen, Fahrwegen, Lastenaufzügen) und setzt sich bis in den operativen Betrieb (z. B. abgestimmte Instandhaltungslogistik) fort. Nur so kann eine durchgängige Organisation und Koordination aller Sekundärprozesse am Standort sichergestellt werden.

Diese systematische Herangehensweise – von der detaillierten Prozessaufnahme über Lean-Methoden bis hin zu digitalen Zwillingen und KI-Analysen – ist entscheidend, um Transportprozesse als integralen Teil des FM zu optimieren. Sie ermöglicht eine durchgängige Planung, Organisation und Kontrolle aller Sekundärprozesse am Standort und maximiert so den Gesamtnutzen von Logistik und Facility Management.