Koordination: Logistik im Facility Management

• Dokumentenmanagement-Systeme und E-Mail

• Verteilkriterien

• Zeitfenster

• Schnittstellen

• Verteilgeschwindigkeiten

• branchenunspezifische Transportzeiten, technologische Möglichkeiten

Bei großen Unternehmen ist ein eigenes Reisebüro sinnvoll (ggf. Außenstelle eines Anbieters einrichten).

• einheitliche Dienstreiseregelung und -abrecnung (DV-gestützt)

• bei kleineren Unternehmen im Rahmen des Sekretariatsdienstes erledigen

• Sinnvoll sind Win-Win-Verträge mit Transport- und Reiseunternehmen, Mietwagenunternehmen, Hotels, Kongresszentren, usw

• Vorteile: Kosten, Abrechnung, Buchung, spontane Entscheidungen möglich

Eigentransport empfielt sich nur, wenn wirtschaftlicher als Speditions- bzw. Logistikfirma, eigene Personenbeförderung nur, wenn zwingende Gründe vorliegen (Repräsentieren, Sicherheitsgründe, usw.).

• Eigener Fuhrpark

• Leasing oder Miete

• Notwendige Zuverlässigkeit

• Arbeitsausführung durch den verantwortlichen Leiter ständig zu überwachen

• geschultes Personal einsetzen

• allgemeine Leistungszeit z.B. Montag bis Freitag von 08:00 bis 16:45 Uhr; soweit durch besondere Umstände erforderlich, wird die Serviceverfügbarkeit auch außerhalb der regulären Leistungszeit zur Verfügung gestellt.

• Hauptaufgabe: Post- und Materialtransport

• Unterscheidung zwischen Paketsendungen und Palettenware

• Prüfung ausgehender Paketsendungen durch das Personal des Auftragnehmers auf äußerlich erkennbare Schäden und auf Mengengerüst

Entscheidung: Eigenshuttle oder Fremdunternehmen ist abhängig vom Personenaufkommen nach:

• Anzahl und Turnus.
  

Eigenleistung nur bei regelmäßig hohem Aufkommen sinnvoll, wie z.B. ständigem Verkehr zwischen Betriebsstätten in einer Stadt.

Hier bezieht es sich auf die Nutzung von firmeneigenen Pkw durch die Fahrer selbst. Die Fahrzeugfunktionalität ermöglicht außerdem die Verwaltung von Transportbehältern. Die Verwendung beschränkt sich lediglich auf den individuellen Personentransport (für leitende Mitarbeiter).

• Identifikationsdaten (z.B. Kfz-Kennzeichen, Fahrgestellnummer), Abmessungsdaten, transportrelevante Daten (z.B. Gewicht, Ladevolumen, maximale Zuladung)

• Plandaten (z.B. Kriterien, aufgrund derer das Fahrzeug ersetzt werden soll).

• Antriebsdaten (z.B. Antriebsart, Motorleistung, Umdrehungszahl, Hubraum)

• Kraft- und Schmierstoffdaten (z.B. Kraftstoffart, Ölart)

• Fahrzeugverwaltung ist vollständig in die Komponenten Instandhaltung und Kundenservice zu integrieren, Pflege erfolgt im Rahmen der Instandhaltungs- und Servicemaßnahmen, jedoch unter besonderer Berücksichtigung der Verfügbarkeit und Verkehrssicherheit

• Bereithaltung gemäß Bedarfsanmeldung und Redundanzforderung

• Fahrzeugrückholung (falls nur Hinfahrt gebucht wurde)

• Sicherstellung der Kfz-Versicherungen und der Personenversicherungen

• Bereitstellung und Pflege von Tankkarten

• Verträge/Abrechnung mit den Tankstellen (Bonusregelungen nutzen)

• Überprüfung der Führerscheine auf Gültigkeit

• Datenweiterleitung an Buchhaltung (Abschreibungen usw.)

• Inspektion und Zustandseinschätzung, ggf. Ersatzbudgetierung

• falls kein Fabrikat vorgeschrieben: Ermittlung günstigster Fabrikate (Umwelt)

• Verwaltung spezifischer Kfz-Daten mit Hilfe von DV

• für Instandhaltung spezielle Messpunkte festlegen zur Berechnung von Verschleiß- und Verbrauchsdaten in Verbindung mit Kalkulationsverfahren

• Erfassung gefahrener Kilometer oder geleisteter Betriebsstunden

• Auf der Grundlage der bereitgestellten Fahrzeuge zusätzliche Bereitstellung von Fahrern

• eigene oder fremde Fahrer (Anforderungen an Auswahl beachten, z.B. Zuverlässigkeit, Erfahrung, Kosten, usw.)

• Erstellung und Aktualisierung von Dienstplänen

• Kommunikation während der Fahrt (z.B. operative Einsatzplanung zur Vermeidung von Leerfahrten)

• Rufbereitschaft einrichten und durchführen

• Reaktionszeiten vereinbaren

• Reserve sicherstellen

• allgemeine Regeln für Fahrer und Mitfahrer aufstellen (z.B. Rauchverbot, Pausen, usw.), um Stress und Überlastung zu vermeiden.